Καραντίνα: πως θα λειτουργήσει το δημόσιο για το κοινό και τους εργαζόμενους

Νέα εγκύκλιο εξέδωσε το ΥΠΕΣ, για τον τρόπο λειτουργίας των υπηρεσιών του δημοσίου όσον αφορά την εξυπηρέτηση του κοινού και των  δημοσίων υπαλλήλων στο πλαίσιο εφαρμογής των μέτρων περιορισμού διασποράς του κορωνοϊού.

Στην εγκύκλιο, υπενθυμίζεται ο τρόπος λειτουργείας των υπηρεσιών του δημοσίου τομέα στο πλαίσιο εφαρμογής των μέτρων περιορισμού διασποράς του κορωνοϊού και διευκρινίζονται περιπτώσεις που αφορούν την εξυπηρέτηση του κοινού, τη χρήση τηλεργασίας και τις δυνατότητες αδειών ειδικού σκοπού και αλλαγής ωραρίου για τους γονείς που έχουν παιδιά σε σχολικές μονάδες, οι οποίες έχουν αναστείλει πλήρως τη λειτουργία τους, υπέγραψε ο υπουργός Εσωτερικών κ. Τάκης Θεοδωρικάκος.

Σε ό,τι αφορά στους γονείς, στην εγκύκλιο υπενθυμίζεται ότι είναι σε ισχύ οι διατάξεις του άρθρου 5 της από 11.3.2020 Πράξης Νομοθετικού Περιεχομένου που κυρώθηκε με το άρθρο 2 του ν.4682/2020, όπως εν συνεχεία τροποποιήθηκε και ισχύει, και στις οποίες προβλέπεται, υπό τις οριζόμενες προϋποθέσεις, η χορήγηση στους γονείς υπαλλήλους άδειας ειδικού σκοπού ή της διευκόλυνσης του μειωμένου ωραρίου που προβλέπεται στην παρ. 4 του ίδιου άρθρου.

Επιπλέον, στις περιπτώσεις αυτές και υπό τις συνθήκες της πανδημίας, οι οποίες καθιστούν σχεδόν αδύνατη πλέον τη χορήγηση αδειών λόγω εξάντλησης αυτών, οι Υπηρεσίες θα προβαίνουν, εφόσον το επιθυμεί ο υπάλληλος γονέας, στην κατά προτεραιότητα παροχή εξ αποστάσεως εργασίας, όπου αυτό είναι εφικτό βάσει των καθηκόντων που ασκεί ο/η υπάλληλος ή στην εκ περιτροπής παροχή εργασίας. Υπενθυμίζεται, επίσης, ότι οι υπάλληλοι αυτοί δύνανται να παρέχουν την εργασία τους σε ωράριο διαφορετικό από το παγίως προβλεπόμενο, εφόσον αυτό συνάδει τόσο με την προστασία των τέκνων όσο και με την εξυπηρέτηση των αρμοδιοτήτων της δημόσιας υπηρεσίας.

Επισημαίνεται ότι όλες οι δημόσιες υπηρεσίες θα πρέπει να διαθέτουν ανά πάσα στιγμή έκθεση/πλάνο εργασιών που θα αποδεικνύει ότι λειτουργούν μόνο με το απολύτως απαραίτητο προσωπικό, ενώ θα αναφέρει και τους εργαζόμενους που έχουν τεθεί σε καθεστώς τηλεργασίας. Για την τήρηση δε της ανωτέρω υποχρέωσης επισημαίνεται ότι θα διενεργούνται εντατικοί έλεγχοι από τις αρμόδιες ελεγκτικές αρχές.

Επισημαίνεται ότι το ποσοστό τηλεργασίας δεν δύναται να είναι, υπό τις παρούσες επιδημιολογικές συνθήκες, σε καμία περίπτωση μικρότερο του 50%.

Διευκρινίζεται, επιπλέον, το εξής: η προστασία των ομάδων αυξημένου κινδύνου με χορήγηση ειδικής άδειας απουσίας και παροχή τηλεργασίας, όπου είναι εφικτό, κατά τη ρητή πρόβλεψη της σχετικής ΚΥΑ, δεν τελεί πλέον στη διακριτική ευχέρεια του αιτούντος, αλλά αποτελεί υποχρέωση της Διοίκησης.

Καθίσταται σαφές ότι το κοινό εξυπηρετείται μόνο σε επείγουσες περιπτώσεις και υποχρεωτικά κατόπιν ραντεβού. Εξυπακούεται, ωστόσο, ότι θα πρέπει να εξασφαλιστεί από τις υπηρεσίες ο τρόπος που θα προγραμματίζονται τα ραντεβού και η ευρεία ενημέρωση των ενδιαφερομένων πολιτών. Ειδικότερα, θα πρέπει οι υπηρεσίες με σχετικές αναρτήσεις στις ιστοσελίδες τους ή με οποιονδήποτε άλλο πρόσφορο τρόπο να ενημερώνουν τους πολίτες για τη δυνατότητά τους να επικοινωνούν με τις δημόσιες υπηρεσίες σε συγκεκριμένα τηλέφωνα και σε συγκεκριμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προκειμένου να προγραμματίσουν ραντεβού.

Τέλος, μέσω της εγκυκλίου καλούνται οι επικεφαλής κάθε δημόσιας υπηρεσίας για την εξασφάλιση της κατά το δυνατόν απρόσκοπτης και αποτελεσματικής εξυπηρέτησης των πολιτών και για την ευρεία με κάθε πρόσφορο τρόπο ενημέρωσή τους.Γενικότερα και προκειμένου να επιτυγχάνεται ευχερέστερα η εξυπηρέτηση των πολιτών παρακαλούνται τόσο οι πολίτες όσο και οι δημόσιες υπηρεσίες, για την αξιοποίηση κατά προτεραιότητα των δυνατοτήτων που παρέχει η επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ακολουθεί ολόκληρη η εγκύκλιος

1. Έκθεση πλάνο εργασιών

Βάσει του κεφαλαίου 1 της υπ’ αρ. 22^ης εγκυκλίου και λόγω των έκτακτων και κρίσιμων επιδημιολογικών δεδομένων, τονίζεται η υποχρέωση των υπηρεσιών για την κατάρτιση του πλάνου εργασιών σύμφωνα με τα όσα ορίζονται στην αριθ. Δ1α/ΓΠ.οικ.: 71342/6.11.2020 Κοινή Υπουργική Απόφαση (Β’4899) για χρονικό διάστημα έως και τη Δευτέρα, 30 Νοεμβρίου 2020. Επισημαίνεται ότι όλες οι δημόσιες υπηρεσίες θα πρέπει να διαθέτουν ανά πάσα στιγμή έκθεση/ πλάνο εργασιών που θα αποδεικνύει ότι λειτουργούν μόνο με το απολύτως απαραίτητο προσωπικό, ενώ θα αναφέρει και τους εργαζόμενους που έχουν τεθεί σε καθεστώς τηλεργασίας. Για την τήρηση δε της ανωτέρω υποχρέωσης θα διενεργούνται εντατικοί έλεγχοι από τις αρμόδιες ελεγκτικές αρχές.Για την κατάρτιση της ως άνω έκθεσης/ πλάνου εργασιών επαναλαμβάνεται και διευκρινίζεται ότι θα πρέπει να ληφθούν υπόψη, πέραν των αναφερόμενων στην σχετική αρ.22^ηεγκύκλιοκριτήρ Το προσωπικό που θα παρέχει εργασία με αυτοπρόσωπη παρουσία θα είναι το απολύτως αναγκαίο. Δεδομένης της σχετικής αυτής πρόβλεψης, την οποία υποχρεούνται να τηρήσουν οι φορείς, εξυπακούεται ότι δεν δύναται να προσδιοριστεί εκ των προτέρων σε τι ποσοστό θα ανέρχεται το αναγκαίο αυτό προσωπικό, καθώς η ιδιαιτερότητα κάθε φορέα και οι αρμοδιότητες που καλείται να ασκήσει τελούν σε αποκλειστική γνώση του επικεφαλής εκάστης δημόσιας υπηρεσίας. Δεδομένου ότι μέχρι και την ένταξη σε χώρας σε ένα ενιαίο επιδημιολογικό επίπεδο, με την ακριβώς προηγούμενη χρονικά απόφαση (Β’ 4829) το ποσοστό αυτό για τις περιοχές υψηλού επιδημιολογικού κινδύνου είχε προσδιοριστεί στο 50%, είναι αυτονόητο ότι το ποσοστό αυτό δεν δύναται να είναι υπό τις παρούσες επιδημιολογικές συνθήκες σε καμία περίπτωση μικρότερο του 50%. Για τον υπολογισμό του απολύτως αναγκαίου προσωπικού, θα λαμβάνεται υπόψη η εύρυθμη, σύμφωνα με τις νέες συνθήκες, λειτουργία των δημοσίων υπηρεσιών, οπότε και θα κριθεί κατά περίπτωση η απαραίτητη δυναμικότητα στελέχωσης του φορέα. Επί παραδείγματι, για κάποιες οργανικές μονάδες, οι οποίες κρίνονται αρμοδίως από τον επικεφαλής του φορέα ότι οι αρμοδιότητές τους είναι κρίσιμες και άμεσες, δύνανται στο πλάνο εργασιών τους να προβλέπουν σε μεγαλύτερο ποσοστό την αυτοπρόσωπη παροχή εργασίας του στελεχιακού δυναμικού που υπηρετεί, υπό την προϋπόθεση ότι τα καθήκοντα αυτά δεν δύνανται στο σύνολό τους να εκτελεστούν με τηλεργασία.

Επιπλέον και όσον αφορά τους υπαλλήλους, για τους οποίους θα κριθεί ότι δεν είναι απαραίτητο να προσμετρηθούν στο απολύτως αναγκαίο προσωπικό, και των οποίων η φύση των καθηκόντων δεν συνάδει με την εξ αποστάσεως παροχή εργασίας, δεδομένης της πρόβλεψης για το απολύτως αναγκαίο προσωπικό, τότε και μόνο ο επικεφαλής εκάστου φορέα θα θέσει το προσωπικό αυτό σε εκ περιτροπής εργασία, εφόσον κριθεί ότι δεν δύναται να απασχοληθεί σε άλλα καθήκοντα που προκύπτουν εν προκειμένω προς εξασφάλιση της εύρυθμης λειτουργίας της Υπηρεσίας συνεπεία της επιδημιολογικής κρίσης, καθήκοντα όπως τηλεφωνική εξυπηρέτηση κοινού, διακανονισμός προγραμματισμένων συναντήσεων, επικουρία του διοικητικού προσωπικού που παρέχει αυτοπρόσωπη εργασία.

Σε κάθε περίπτωση για το τελικό πλάνο εργασιών, υπενθυμίζεται ότι θα πρέπει να τηρούνται οι βασικοί υγειονομικοί κανόνες – τήρηση της απόστασης του 1,5 μέτρου, υποχρεωτική χρήσης μάσκας και αποφυγή συνωστισμού και συγχρωτισμού εντός του ίδιου χώρου εργασίας.

Συναφώς, διευκρινίζεται επιπλέον το εξής: η προστασία των ομάδων αυξημένου κινδύνου με χορήγηση ειδικής άδειας απουσίας και παροχή τηλεργασίας. όπου είναι εφικτό, κατά τη ρητή πρόβλεψη της σχετικής ΚΥΑ, δεν τελεί πλέον στη διακριτική ευχέρεια του αιτούντος, αλλά αποτελεί υποχρέωση της Διοίκησης για την απομάκρυνσή τους από την αυτοπρόσωπη παροχή εργασίας, οπότε και εφόσον από τα στοιχεία που τηρεί η Υπηρεσία γνωρίζει ότι ο υπάλληλος υπάγεται στις ομάδες αυξημένου κινδύνου, τότε θα προβαίνει σε κάθε περαιτέρω ενέργεια αυτεπαγγέλτως για την απασχόλησή τους και την προστασία τους κατά τα οριζόμενα στην ΚΥΑ και σύμφωνα με τις οδηγίες που έχουν δοθεί στις σχετικές εγκυκλίους.

Συνοψίζοντας, για την κατάρτιση του πλάνου εργασιών και υπό τις προαναφερόμενες παραδοχές, τα βασικά βήματα που πρέπει να τηρηθούν για την κατάρτισή του, λαμβάνοντας ως βασική αρχή την διασφάλιση της συνέχειας της διοίκησης, αλλά και την αναγκαιότητα για περιορισμό της διασποράς του κορωνοϊού, είναι τα εξής:

1. Αριθμητικός προσδιορισμός ανά οργανική μονάδα ή σε υπερκείμενο επίπεδο ή και σε

όλο το φορέα του απολύτως αναγκαίου προσωπικού ανά κατηγορία και ειδικότητα.

2. Βάσει του αριθμού αυτού, θα προσδιοριστούν για την αυτοπρόσωπη παροχή

εργασίας στην υπηρεσία, περαιτέρω τα κάτωθι:

• Οι υπάλληλοι που υποχρεωτικά θα προστατευθούν ως ανήκοντες σε ομάδες αυξημένου κινδύνου δυνάμει των προβλεπόμενων διευκολύνσεων

• Οι υπάλληλοι που απουσιάζουν λόγω χορήγησης άλλων αδειών και δεν δύνανται να ληφθούν υπόψη
• Οι υπάλληλοι που θα προσέρχονται για αυτοπρόσωπη παροχή εργασίας, είτε δύνανται να παρέχουν εξ αποστάσεως εργασία είτε όχι
• Οι υπάλληλοι που θα παρέχουν εργασία εξ αποστάσεως με τηλεργασία αποκλειστικά για όλο το ως άνω χρονικό διάστημα, εφόσον αυτό είναι αναγκαίο.
• Οι υπάλληλοι, οι οποίοι, αν και δεν δύνανται, λόγω της φύσης των καθηκόντων τους, να ασκήσουν τα καθήκοντα εξ αποστάσεως, ωστόσο δεν συμπεριλαμβάνονται κατά την κρίση του φορέα στο απολύτως αναγκαίο προσωπικό για την άσκηση των καθηκόντων του κλάδου τους με αυτοπρόσωπη παρουσία, οπότε είτε θα προσέρχονται στην υπηρεσία εκ περιτροπής για την άσκηση των καθηκόντων τους είτε θα αξιοποιηθούν σε άλλα καθήκοντα προς παροχή αυτοπρόσωπης εργασίας στην Υπηρεσία.

2. Διευκολύνσεις γονέων

Δεδομένης της εξέλιξης της πανδημίας και συνεπεία αυτής της πλήρους αναστολής λειτουργίας σχολικών μονάδων στο πλαίσιο αντιμετώπισης και περιορισμού της διασποράς του COVID-19, για όσο διάστημα διαρκεί αυτή, υπενθυμίζεται ότι είναι σε ισχύ οι διατάξεις του άρθρου 5 της από 11.3.2020 Πράξης Νομοθετικού Περιεχομένου που κυρώθηκε με το άρθρο 2 του ν.4682/2020, όπως εν συνεχεία τροποποιήθηκε και ισχύει, και στις οποίες προβλέπεται, υπό τις οριζόμενες προϋποθέσεις, η χορήγηση στους γονείς υπαλλήλους άδειας ειδικού σκοπού ή της διευκόλυνσης του μειωμένου ωραρίου που προβλέπεται στην παρ. 4 του ίδιου άρθρου.

Επιπλέον, στις περιπτώσεις αυτές και υπό τις συνθήκες της πανδημίας, οι οποίες καθιστούν σχεδόν αδύνατη πλέον την χορήγηση αδειών λόγω εξάντλησης αυτών, οι Υπηρεσίες θα προβαίνουν, εφόσον το επιθυμεί ο υπάλληλος γονέας, στην κατά προτεραιότητα παροχή εξ αποστάσεως εργασίας, όπου αυτό είναι εφικτό βάσει των καθηκόντων που ασκεί ο/η υπάλληλος ή στην εκ περιτροπής παροχή εργασίας. Υπενθυμίζεται επίσης ότι οι υπάλληλοι αυτοί δύνανται να παρέχουν την εργασία τους σε ωράριο διαφορετικό από το παγίως προβλεπόμενο εφόσον αυτό συνάδει τόσο με την προστασία των τέκνων όσο και με την εξυπηρέτηση των αρμοδιοτήτων της δημόσιας υπηρεσίας.

3. Εξυπηρέτηση κοινού

Όσον αφορά στην εξυπηρέτηση του κοινού και κατόπιν καταγγελιών και αναφορών των πολιτών, που περιέρχονται στην Υπηρεσία μας, σας γνωρίζουμε περαιτέρω τα εξής:

Οι δημόσιες υπηρεσίες υποχρεούνται να εξυπηρετούν το δημόσιο συμφέρον και τον πολίτη. Υπό την βασική αυτή αρχή και υποχρέωση, διευκρινίζονται περαιτέρω τα εξής:

Η εξυπηρέτηση των πολιτών δεν τίθεται στη διακριτική ευχέρεια των υπαλλήλων του δημοσίου, αλλά αποτελεί βασική προτεραιότητα και υποχρέωσή τους.

Καθίσταται σαφές και κατανοητό ότι βάσει των επιδημιολογικών συνθηκών και της κρισιμότητας της κατάστασης, έχει προβλεφθεί ότι το κοινό εξυπηρετείται μόνο σε επείγουσες περιπτώσεις και υποχρεωτικά κατόπιν ραντεβού. Εξυπακούεται, ωστόσο, ότι θα πρέπει να εξασφαλιστεί από τις υπηρεσίες ο τρόπος που θα προγραμματίζονται τα ραντεβού και η ευρεία ενημέρωση των ενδιαφερομένων πολιτών. Ειδικότερα, θα πρέπει οι υπηρεσίες με σχετικές αναρτήσεις στις ιστοσελίδες τους ή με οποιονδήποτε άλλο πρόσφορο τρόπο να ενημερώνουν τους πολίτες για τη δυνατότητά τους να επικοινωνούν με τις δημόσιες υπηρεσίες σε συγκεκριμένα τηλέφωνα και σε συγκεκριμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προκειμένου να προγραμματίσουν ραντεβού.

Βάσει όλων των ανωτέρω καλούνται οι επικεφαλής κάθε δημόσιας υπηρεσίας για την εξασφάλιση της κατά το δυνατόν απρόσκοπτης και αποτελεσματικής εξυπηρέτησης των πολιτών και για την ευρεία με κάθε πρόσφορο τρόπο ενημέρωσή τους.

1. Οι ως άνω συστάσεις είναι αυτονόητο ότι δεν καταλαμβάνουν τους υπαλλήλους του δημοσίου που απευθύνονται στην υπηρεσία τους, όπου ανήκουν οργανικά, για θέματα υπηρεσιακής τους κατάστασης.
2. Γενικότερα και προκειμένου να επιτυγχάνεται ευχερέστερα η εξυπηρέτηση των πολιτών παρακαλούνται τόσο οι πολίτες όσο και οι δημόσιες υπηρεσίες, για την αξιοποίηση κατά προτεραιότητα των δυνατοτήτων που παρέχει η επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

4. Προθεσμίες για τη διεκπεραίωση υποθέσεων

Βάσει των ισχυουσών ρυθμίσεων, δεν προβλέπεται ρύθμιση για αναστολή προθεσμιών τόσο για τον πολίτη όσο και για τις ενέργειες της Διοίκησης. Δεδομένου αυτού και ενόψει του γεγονότος ότι βρίσκονται σε εξέλιξη διάφορες διαδικασίες, ιδίως προσλήψεων ή επιλογών προϊσταμένων, οι επικεφαλής των δημοσίων υπηρεσιών κατά την κατάρτιση του πλάνου εργασιών της Υπηρεσίας τους, θα πρέπει να λάβουν υπόψη την προαναφερόμενη παράμετρο, προκειμένου να εξασφαλίζεται η συνέχεια της διοίκησης και των διαδικασιών. Ως εκ τούτου και κατ’ επέκταση σε ό,τι αφορά τον καθορισμό προγραμματισμένων συναντήσεων με πολίτες κατά τα ανωτέρω, σε περίπτωση που η υπόθεση των πολιτών συνδέεται με διεκπεραίωση υπόθεσης, για την οποία προβλέπεται προθεσμία (π.χ. προσκόμιση δικαιολογητικών για διορισμό), οι υπηρεσίες θα δίνουν υποχρεωτικά προτεραιότητα στην εξυπηρέτηση των πολιτών αυτών, καθώς οι προθεσμίες για τον πολίτη είναι αποκλειστικές βάσει του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας (παρ. 1 αρ. 10 του ν. 2690/1999, Α’ 45).

5. Περιορισμός κυκλοφορίας –Βεβαιώσεις Κίνησης

Βάσει των διατάξεων της σχετικής ΚΥΑ για την κατ’ εξαίρεση μετακίνηση των υπαλλήλων του Δημοσίου για λόγους που συνδέονται με την παροχή αυτοπρόσωπης εργασίας, υπενθυμίζεται ότι οι υπάλληλοι θα φέρουν υποχρεωτικά μαζί τους την αστυνομική τους ταυτότητα ή διαβατήριο, καθώς και την κατά περίπτωση απαιτούμενη βεβαίωση κίνησης σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή.

Η βεβαίωση κίνησης δύναται να εκδοθεί άπαξ για το σύνολο του ως άνω χρονικού διαστήματος μόνο στην περίπτωση που ο υπάλληλος δεν θα τελεί ή δεν δύναται να παρέχει εξ αποστάσεως εργασία για το σύνολο του σχετικού χρονικού διαστήματος.

Συναφώς σας γνωρίζουμε ότι αποτελεί αντικείμενο ελέγχου η αντιστοιχία του πλάνου εργασιών με τις χορηγούμενες βεβαιώσεις κίνησης.

6. Παρουσιολόγιο COVID 19

Υπενθυμίζεται ότι είναι υποχρεωτική η συμπλήρωση στην Απογραφή της εφαρμογής

«Στελέχωση Υπηρεσιών στο πλαίσιο των μέτρων για COVID 19». Για την άρση της ως άνω

υποχρέωσης, θα ενημερωθούν σχετικά οι Υπηρεσίες, όταν και θα έχει εκλείψει η πανδημία και τα έκτακτα μέτρα αντιμετώπισής της. Ωστόσο και παρά τις επανειλημμένες υπενθυμίσεις για την ως άνω υποχρέωση, παρατηρείται το φαινόμενο να μην υποβάλλεται το σχετικό παρουσιολόγιο ή να υποβάλλεται με μεγάλη καθυστέρηση. Παρακαλούνται εκ νέου οι φορείς για την απαρέγκλιτη εφαρμογή της ως άνω υποχρέωσης.Ειδικότερα και κατόπιν διαφόρων ερωτημάτων, σας γνωρίζουμε ότι τα σχετικά πεδία στην εν λόγω εφαρμογή έχουν ενημερωθεί βάσει των ισχυουσών μέτρων και οδηγιών. Ειδικότερα, προστέθηκε πεδίο «Υπάλληλοι που απουσιάζουν γιατί παρέχουν εργασία εκ περιτροπής».Ειδικότερα, αποσαφηνίζεται ότι στην στήλη αυτή καταχωρίζονται αποκλειστικά οι υπάλληλοι, οι οποίοι βάσει του πλάνου εργασιών εκάστης υπηρεσίας, έχουν κριθεί ότι δεν πρέπει να συμπεριλαμβάνονται στο απολύτως αναγκαίο προσωπικό που παρέχει αυτοπρόσωπη εργασία στην Υπηρεσία παρότι δεν δύνανται να παρέχουν εξ αποστάσεως εργασία.

7. Κύκλος κινητικότητας ΕΣΚ – Συνεδριάσεις ΚΕΚ- Υποβολή αιτημάτων

Στο πλαίσιο των εν λόγω εκτάκτων συνθηκών λειτουργίας, σας γνωρίζουμε ότι στην ιστοσελίδα της απογραφής θα αναρτώνται περιοδικά ενημερώσεις για την εξέλιξη της διαδικασίας του κύκλου κινητικότητας, προκειμένου να επιτυγχάνεται άμεση ενημέρωση.

Σε κάθε περίπτωση σας γνωρίζουμε ότι για την ανάρτηση των εγκεκριμένων θέσεων και την έναρξη της υποβολής αιτήσεων για τον τρέχοντα κύκλο έτους 2020 θα ακολουθήσει και σχετική εγκύκλιος. Μέχρι στιγμής η διαδικασία βρίσκεται στο στάδιο της αξιολόγησης των υποβληθέντων αιτημάτων από τους φορείς.